Vezmeme složku formátu A4 na kroužky, rozložíme dokumenty do souborů. Abychom věděli, kde v této složce hledat požadovaný dokument, rozdělíme jej do několika sekcí a oddělíme je nálepkami s příslušným nápisem.
Sekce lze vytvořit následovně:
1. Doklady k bytu (veškeré doklady k vodě, plynu, elektřině a další doklady, které se týkají přímo domu).
2. Komunikační prostředky (dokumenty pro telefon, televizi a internet).
3. Půjčky (smlouvy a potvrzení o platbě).
4. Sociální služby (pokud využíváte sociální služby).
5. Fotokopie dokumentů (kopie všech dostupných důležitých dokumentů). Je lepší vytvořit několik kopií pro každý dokument a pravidelně doplňovat zásoby. Naskenovanou verzi dokumentů je dobré udělat na disk nebo flash disk).
6. Dokumenty formátu A4 (nejčastěji se jedná o nejrůznější vysvědčení – o sňatku, o narození dítěte a další).
7. Medicína (všechny dokumenty týkající se zdraví). Pro každého člena rodiny můžete vytvořit samostatný soubor nebo samostatnou složku.
8. Fotografie dokumentů je nejlepší složit do běžné obálky nebo malé obálky s tlačítkem.
9. Návody a záruční listy. Obvykle zabírají hodně místa, proto je lepší mít samostatnou složku seřazenou podle data expirace, abecedně nebo podle oblasti domu, ve kterém se zařízení nachází.
10. V obálce na knoflík si můžete uložit dokumenty, které málokdy používáte – školní vysvědčení, diplomy, potvrzení o absolvování některých kurzů atd.
11. Všechny dokumenty, které mají malý formát a pevnou vazbu – pasy, certifikáty, práva a další dokumenty, které pravidelně používáte, je výhodnější ukládat do samostatné složky s oddělovači, kde můžete označit, ve které sekci se který dokument nachází .