6 tipů, které pomohou snížit obchodní cesty

6 tipů, které pomohou snížit obchodní cesty

Cesta by měla být pohodlná pro zaměstnance, ale ne příliš drahá pro firmu. Sdílíme životní hacky, které vám pomohou efektivně plánovat vaše výdaje, spolu se službou „OneTwoTrip for Business“ pro organizování služebních cest.

1. Vypracujte cestovní politiku

Předpisy pro pracovní cesty by měly zahrnovat:Seznam výdajů, které je společnost ochotna nést. Například jídlo a dárky pro partnery platí firma, ale mobilní komunikaci a taxi hradí zaměstnanec.Omezení cestování a ubytování pro zaměstnance na různých pozicích. Řekněme, že čtyřhvězdičkové hotely jsou pro vedoucí oddělení, tříhvězdičkové hotely jsou pro běžné zaměstnance.Pravidla toku dokumentů. Jedná se o termíny zpracování pracovní cesty, vypracování zadání, postup při podávání žádostí a výkazů. Důležité je také jmenovat zaměstnance nebo oddělení, které bude odpovědné za dodržování cestovní politiky.Můžete přidat šablony cestovních dokladů – pro zaměstnance bude jejich vyplňování snazší a znatelně ubude chybně sestavených papírů.Aby byla vaše cestovní politika ještě výhodnější, rozdělte ji na několik částí podle důležitosti služebních cest pro podnikání. Zamyslete se nad různými pravidly a limity pro ně. Mohou to být výlety:Pro udržení image. Projevy na konferencích, účast na fórech nebo školeních. Takové akce nepřinesou okamžité výhody, takže náklady na vstupenky a ubytování mohou být sníženy.Pro rozvoj firmy. Pracovní kontroly, jednání a jednání. Takové služební cesty jsou zaměřeny na zvýšení zisku, takže za ně můžete utratit o něco více. Prioritou je zde pohodlí zaměstnanců a rychlost pohybu.Systém kódů vám pomůže rychleji třídit výlety podle úkolů. Přiřaďte číselná označení různým cestovním formátům, shromážděte je do jednoho seznamu a připojte jej ke své cestovní politice.Je vhodné kontrolovat výdaje ve službě pro organizování služebních cest „OneTwoTrip for Business“. S jeho pomocí můžete nastavit cestovní politiku organizace, nastavit limity pro každého zaměstnance a plánovat pracovní cesty v kalendáři. Platforma spolupracuje s 800 leteckými společnostmi a nabízí i skupinové lety. Transfer, jízdenky na vlaky, vlaky, autobusy a Aeroexpress – vše na jednom místě. Hotely po celém světě jsou firemním klientům k dispozici se slevami až 35 % a v rámci věrnostního programu můžete získat až 5 % cashback za nákupy prostřednictvím služby.Připojení ke službě je zdarma. Neexistuje také žádné měsíční předplatné, takže nepravidelné služební cesty nebudou plýtvat penězi společnosti.Chcete-li se dozvědět více

2. Zvažte jinou dopravu a ubytování

Obrázek: Nová Afrika / Shutterstock Letadla nejsou vždy tím nejpohodlnějším a nejziskovějším způsobem cestování. Pokud do požadovaného města nelétají žádné přímé lety, spojení může trvat déle než cesta vlakem. Navíc je opravdu možné pracovat ve vagónu: mnoho vlaků má Wi-Fi, dvojité kupé a dokonce i komunikační oddíly. Další možností jsou autobusy. Krátká cesta na nich neublíží pohodlí a ušetří dostatek času a peněz kvůli nedostatku převodů.S bydlením je to stejné. Hotel je dražší, ale v centru se někdy ukáže, že je výhodnější než rozpočtová varianta na okraji města: rozdíl pokryjí náklady na taxi nebo veřejnou dopravu. Stává se, že denní pronájem bytu je levnější než hotel. A stabilní Wi-Fi a pračka po ruce vám zpříjemní dlouhou cestu.

3. Nenatahujte svou služební cestu

Čím kratší je cesta, tím levnější to podnikání stojí. Každý den práce musí být kompenzován denní náhradou, a pokud cesta připadne na víkend nebo svátek, musí být kompenzována také dvojnásobnou sazbou.Vždy si proto pečlivě propočítejte čas potřebný ke splnění úkolů. Pokud má zaměstnanec například vystoupit na konferenci ve čtvrtek odpoledne, není nutné brát na cestu středu a pátek. Můžete přiletět ráno a odletět večer – služební cesta bude místo tří dnů trvat jen jeden.Toto schéma funguje ve většině případů, ale existují výjimky. Řekněme, že všechny ziskové vstupenky na požadovaný den došly a zbývá pouze business třída. Může to stát více než denní diety a noc v hotelu. Zde stojí za to vypočítat náklady na několik možností, porovnat částky a vybrat tu optimální.

4. Pořiďte si firemní kartu

S ní se pracovní cesty stanou pohodlnějšími pro vás i vaše zaměstnance. Budete moci nastavit limity, abyste zajistili, že zaměstnanci při cestování nepřekročí rozpočet. Už žádné nezaúčtované výdaje – všechny transakce uvidíte na svém osobním účtu. Navíc firemní karty mají obvykle speciální bonusy, jako je zvýšený cashback nebo slevy na služby.Hlavní je, že budete moci bez zbytečných nervů vracet DPH z nákupů. K vrácení daně vám bude stačit faktura, a pokud zaměstnanec hradí ubytování v hotelu a dopravu v hotovosti nebo svou běžnou mzdovou kartou, papír nemusí být vystaven.

5. Dejte zaměstnancům možnost volby

Obrázek: MJTH / Shutterstock Zdá se, že nastavení vlastních letů a hotelů je chytrý způsob, jak ušetřit peníze. Existuje však riziko, že zaměstnanec bude vaši volbu považovat za nepohodlnou: utrpí pohodlí a pravděpodobně se sníží chuť pracovat na cestách. Osoba odpovědná za plánování navíc ztratí čas, který by mohl věnovat řešení jiných úkolů, které jsou pro podnik efektivnější.Pokud si cestovatel zvolí životní podmínky a podmínky cestování, nebude se muset těchto problémů obávat. Hlavní věcí je naznačit mu limity a podmínky cestovní politiky. Nákupy můžete také svěřit odpovědné osobě, například účetní: cestovatel poskytne odkazy na pohodlné možnosti, organizátor za ně zaplatí a poté sdílí vstupenky a podrobnosti o rezervaci.

6. Analyzujte zprávy o předchozích cestách

Zkontrolujte dokumenty různých zaměstnanců, zjistěte, zda se výdaje liší, a hledejte důvody zvýšených výdajů. Někdo si například vybral pro společnost nevýhodný let nebo se stravoval výhradně v drahých restauracích. Tyto údaje pomohou upravit cestovní politiku a přivést ji k optimální možnosti pro podnikání.Aby byla analýza pohodlnější, vyplatí se vytvořit kontingenční tabulku. Rozdělte dokument do sloupců podle kategorií: letenky, ubytování, stravování, mobilní komunikace, doprava během cesty atd. Uveďte také datum cesty a jméno vyslaného zaměstnance. Do tabulky můžete načíst pouze částky výdajů a nechat podrobnosti ukládat do sestav. Pokud si všimnete nějaké anomálie, stáhněte si dokumenty, abyste zjistili, proč se vaše výdaje zvýšily.Není nutné udržovat tabulku sami, můžete využít online služby, které již podobné nástroje poskytují. Výkazy a závěrečné dokumenty ve OneTwoTrip for Business se generují automaticky a můžete je přijímat prostřednictvím EDI. Analytika zobrazí odpisy na firemní kartě, výdaje na vklady a následné platby na hotelových a cestovních účtech, včetně skupinových letenek. Služba se integruje s 1C:Accounting. To umožňuje zaměstnancům samostatně si vybrat vhodné možnosti a účetní za ně zaplatit způsobem vhodným pro společnost.Pro pohodlí a bezpečnost na služebních cestách má OneTwoTrip for Business službu podpory, která funguje 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Můžete ji kontaktovat telefonicky, chatem nebo chatem na svém osobním účtu. Specialisté vám pomohou rychle vyřešit problém a najít alternativní možnosti ubytování nebo letenky.Naplánujte si služební cestu