>Uděláme si seznam úkolů a snažíme se dodržet harmonogram, ať se děje cokoliv. Ale ať se snažíme sebevíc, stále se objeví nové a naléhavé úkoly. Seznam se prodlužuje a my se nemůžeme ubránit pocitu, že nám čas doslova protéká rukama. Pojďme tedy přijít na to, jaké chyby nejčastěji děláme a jak rozumně hospodařit s časem.
1. Neurčujte priority
Seznam úkolů je samozřejmě účinný způsob, jak si uspořádat myšlenky na to, co je třeba udělat. Ale pokud neupřednostníte, může vám to nejdůležitější jednoduše z oka vypadnout. Musíte pochopit směr a účel své činnosti a ne přeskakovat z jednoho úkolu do druhého. Špatné stanovení priorit může hodně říct o vašem současném pracovním prostředí.Mnoho lidí pracujících v týmu se cítí nepříjemně, když je šéfové nebo kolegové o něco požádají: odkládají své aktuální úkoly, nestanoví si priority a pak nedodržují svůj rozvrh. Pokud tedy plánujete svůj den, týden nebo měsíc, zeptejte se sami sebe, jaký úkol je pro vás v tomto období nejdůležitější.Často se ukáže, že práce na důležitém úkolu zabere všechny vaše myšlenky a postupně přechází v prokrastinaci. Protože to obvykle vyžaduje vážné duševní úsilí a úplné soustředění. Mnohem lákavější je strávit celý den drobnými pětiminutovými úkoly než jedním velkým úkolem, který není snadný, byť v konečném důsledku přináší velkou návratnost.
2. Přeceňování našich sil
Přeceňování našich schopností je v time managementu známý hřích. Když si myslíte, že dokončení úkolu zabere jen pár minut, ale trvá to minimálně půl hodiny. Abyste se této situaci vyhnuli, před zahájením práce si někam zapište, kolik času tomu plánujete věnovat.Pokud vám úkol zabere 25–30 minut, určitě si to zařaďte do plánu.Další tip: dvakrát si rozmyslete, jak dlouho může úkol skutečně trvat.Pokud jste si jisti, že práce zabere 30 minut, vyhraďte si v rozvrhu hodinu, aby to bylo pro jistotu. Jinak se můžete stát jedním z těch nešťastných workoholiků, kteří pracují celou noc.Na začátku svého pracovního dne si věnujte 10 minut na zkontrolování svého rozvrhu. Fakt: 10 minut ranního plánování vám ušetří hodinu během pracovního dne. Nepřetěžujte však celý svůj rozvrh a určitě si ponechte nějaký volný čas na nové a/nebo nečekané úkoly.
3. Rozptýlení
Rozptýlená pozornost je hlavním důvodem prokrastinace. A hlavně nás od práce odvádějí sociální sítě a email. Abyste tomu zabránili, doporučujeme vypnout upozornění na doručenou poštu, když se snažíte soustředit na nuance úkolu, nebo nastavit interval upozornění, například každé tři hodiny. To vám pomůže nenechat se rozptylovat e-maily každé dvě minuty.Existuje další skvělý způsob: vyhraďte si ve svém rozvrhu speciální čas, který strávíte prací s doručenou poštou. Neustálá kontrola e-mailu znamená nevěnovat mu dostatečnou pozornost: e-mail rychle naskenujete a stejně rychle odešlete odpověď, často nepřesnou a s překlepy. Omlouvat se a znovu vysvětlovat, co jsi vlastně myslel, je ztráta času, které se dalo předejít.Nepořádek může být také velkým rozptýlením. Rozházené šanony s papíry na stole, chaos v kancelářských potřebách, poznámky, které se v tom nepořádku nedají najít… Udělejte si pravidlo, že si na konci týdne pokaždé uklidíte stůl a nemilosrdně vyhoďte papíry, které nemáte využití protože je nepravděpodobné, že je potřebovat.
4. Myslíme si, že počítání stráveného času je zbytečné
Existují dva způsoby, jak uvolnit čas: ignorovat nové úkoly nebo racionalizovat jeho využití. Ale dokud nezačnete sledovat, kolik času trávíte tou či onou činností, nebudete vědět, která metoda je pro vás ta pravá.Zkuste týden nebo dva sledovat čas, který strávíte pracovními úkoly. To vám pomůže vidět a analyzovat, jak trávíte čas, a v budoucnu se vyvarovat vlastních chyb.Neustále vás vyrušují telefonáty nebo klepání na dveře? Trávíte příliš mnoho času online nebo příliš často kontrolujete e-maily? Podívejte se, kolik času strávíte těmito neproduktivními úkoly a vypracujte strategii – ignorujte je nebo snižte počet.
5. Věříme v multitasking
Odborníci na time management jednomyslně říkají: nic takového jako multitasking neexistuje. To, co se obvykle nazývá „multitasking“, je ve skutečnosti spěchání z jednoho úkolu do druhého a není na tom nic dobrého.Pro nejlepší výsledek se musíte soustředit na jeden úkol, nastavit si časovač a pracovat pouze na něm v určený čas.Opakujte si jako mantru: „Právě teď dokončím tento úkol,“ a nebudete skákat z jednoho úkolu do druhého.